自社の会議室ではなく、あえて社外の「貸会議室」を利用して「研修」を実施する企業が増えています。
もちろん、社外のスペースを借りるということで室料や備品のレンタル料などの費用がかかりますが、「いつもとは雰囲気を変えたほうが社員のモチベーションアップにつながる」「準備や片付けといった手間が省ける」「会議室や備品を揃える初期費用やランキングコストなどを押さえて経費削減につながる」などといった理由から、首都圏をはじめ地方都市でも貸会議室の需要が大きく高まっています。そこで今回は、貸会議室を利用して社員研修をした場合の効果と貸会議室で行う研修効果を高める方法について色々とまとめています。
貸会議室を利用して社員研修をした場合の効果について
貸会議室を利用したことがない方の多くは、「貸会議室を借りてまで研修をする必要はあるのか？」といった疑問をお持ちのようです。または、自社に会議室があるのに「わざわざ費用をかけるのはなぜ？」と思われている方もいらっしゃるかもしれません。
そこでまずは、貸会議室を利用して社員研修をした場合に期待できる効果について紹介します。
短時間で有意義な研修を実施できる
自社内の会議室の場合、次に利用する予定が入っていない限り、研修が伸びてしまっても時間を延長することができますが、これがかえって参加者の意欲を半減させてしまう原因になる場合があります。
一方、貸会議室を利用する場合は室料や備品のレンタル料を支払って利用する必要があるため、限られた時間の中で研修を終えるために司会進行係や講師、そして参加者もより研修内容に集中して取り組み、「短時間でも有意義な研修を実施できる」といった効果が期待できます。
参加者の負担が減って研修に集中できる
貸会議室を利用して研修をする場合、参加者が通いやすい場所を選ぶことで、「参加者の負担が減って研修に集中できる」といった効果が期待できます。
例えば、主要駅から近い場所に位置する貸会議室であれば、電車の乗り換え数が少ないほか、遠方から駆け付ける参加者も迷うことなく研修会場に到着することができて、移動の疲れを最小限に抑えて研修に専念してもらうことができます。
いつもとは違った特別な時間を共有できる
いつもとは違った場所で研修を実施することで、新鮮な気持ちで新しい知識や技術を吸収できますし、何より工夫次第で社員同士が「特別な時間を共有できる」といった効果あります。
貸会議室は、研修を行う他にもさまざまな用途で利用することができます。中でも、研修が終わってからの新入社員同士の「懇親会」や、普段は顔を合わせることの少ない各地域の担当スタッフ同士の親睦を図るための「宴会」などをその場で実施することができます。
普段と異なる環境で一定の時間を共に過ごすことで、仲間意識などが芽生え、仕事上でもコミュニケーションを図りやすくなるなど、さまざまな効果が期待できます。
息抜きができて作業効率がアップする
研修は、新入社員向けに行うだけでなく、定期的に既存の社員に対して新たな知識や技術を共有するために実施することがあります。もちろんこれは、社員一人ひとりのスキルアップにつながる重要な機会であるといえますが、それと同時に普段の仕事から少し離れて「息抜き」をするための機会として利用することができます。
通常の仕事とは違った内容の話や、他部署の社員と交流を図ることでそれが息抜きとなり、仕事に対するモチベーションアップにつながります。モチベーションが高い状態で仕事に取り組むことで作業効率が改善され、貸会議室を利用するためにかかったコスト以上に高い効果が得られる可能性があります。
貸会議室で行う研修効果を高める方法
せっかく貸会議室を借りて研修を実施するのであれば、費用を掛けた分だけ「研修による効果を高めたい」ということが本音です。そこで続いては、貸会議室で行う研修効果を高める方法について紹介します。
備品を効果的に活用して参加者の興味を引く
大勢の参加者に対して一方的に話しをしているだけでは、徐々に参加者の集中力が切れてしまい、効果的な研修とは言いがたい状況になってしまいます。
貸会議室をレンタルすると研修で必要な机や椅子はもちろん、必要に応じて音響機器や映像機器などのオプション備品を追加して使うことができます。言葉で伝わりにくいことは、プロジェクターやスクリーンなどを使って画像や映像で伝えると視覚効果が働き、参加者がその内容をイメージしやすくなります。
また、難しい内容が続く時間帯はどうしても集中力が切れやすくなったり、眠くなってしまったりする参加者が多いため、「備品を効果的に活用して参加者の興味を引く」ということが大切です。
参加者のモチベーションアップにつながる立地条件のいい貸会議室を選ぶ
企業によっては1日で研修が終わることもありますが、場合によっては2,3日続けて研修をしたり、多いときは1週間みっちり研修を行ったり、というケースがあります。
そのため、長い研修期間で参加者のモチベーションが大きく下がってしまわないように、最寄り駅から近い場所にある貸会議室を選ぶほか、遠方から訪れる参加者が迷わず会場に到着できるように主要駅から徒歩圏内の貸会議室を選ぶことをおすすめします。
外部から講師を招いて新しい知識や技術を習得する
貸会議室で研修を実施するときに「外部から講師を招く」ことで、社内外の「新しい知識や技術を習得する」ことができます。毎回同じような研修内容の場合、内容がマンネリ化してきてしまうため、その道のプロなどを招待して直接指導してもらう機会を設けたほうが社員の意欲にもつながりますし、外部から得た情報をもとに新たなアイデアを生み出すきっかけになるかもしれません。
研修が終わったとの振り返りやフォローアップを整える
貸会議室をレンタルして外部から講師まで招いたにも関わらず、ただ研修をやって終わり…という状態では思ったような研修効果は期待できません。
そのため、貸会議室を利用して研修を実施した後は必ず、参加者に対して「振り返り」の時間を設けるようにしましょう。今回の研修で何を学び感じたのかをレポートにまとめたり、新しい知識や技術を習得できているかどうかを確認するために事後テストを設けたり、といったことも有効です。
また、実際に研修によって獲得した知識や技術が普段の業務にどれほど実践されているのかを評価するなど、フォローアップを徹底することが研修効果を高めるには非常に大切なことです。
まとめ
今回は「貸会議室を利用して社員研修をした場合の効果」、そして「貸会議室で行う研修効果を高める方法」について色々とまとめました。
参加者が通いやすい場所にある貸会議室であれば、長期間のセミナーでも参加者のモチベーションを保ち続けることができますし、備品を効果的に活用したり、レイアウトを工夫したり、外部から講師を招いたりと自社の会議室では難しいことも部屋の種類や備品が充実している貸会議室なら柔軟に対応できるためおすすめです。
時期によって利用者が集中して予約が取れにくいといったケースもあるため、参加者の多い研修を実施する時はなるべく早いうちから予約を取っておくと安心です。
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